DSGVO: E-Mail Account

Datenschutz und das E-Mail Account der ausgeschiedenen Mitarbeiter ( m/w/e)

Mitarbeiter scheiden aus und ihr Email Account bleibt.

Selbstverständlich kann und muss auch der Arbeitgeber den Kunden und Geschäftspartnern mitteilen, dass ein Mitarbeiter ausgeschieden ist. Dies erfolgt im weiteren Sinne im Rahmen der Betreuung von Kunden und Interessenten. Die Kunden haben ein Interesse daran, dass ihre Anfragen oder Aufträge gelesen und auch bearbeitet werden. Sie sind auch damit einverstanden, dass ihre Mails an einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet, von diesem geöffnet und bearbeitet werden. Der Arbeitgeber muss und will alle E-Mails, die auf dem Account des ausgeschiedenen Mitarbeiters/ Mitarbeiterin eingehen lesen und, je nach Inhalt, an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten. Das Lesen der Emails oder das automatisierte Weiterleiten an einen anderen Mitarbeiter ist ihm jedoch untersagt, wenn er dem ausgeschiedenen Mitarbeiter erlaubt hat, auf diesem E-Mail Account auch private E-Mails zu erhalten.

Der Arbeitgeber kann lediglich eine automatische Rückantwort versenden, in der dem Kunden oder Interessenten mitgeteilt wird, dass er einen neuen Ansprechpartner (m/w) hat und auch dessen Email-Adresse mitteilen.
Die automatische Weiterleitung der eingehenden E-Mails an einen anderen Mitarbeiter ist nach der neuen Datenschutzgrundverordnung ( DSGVO), aber auch nach dem Bundesdatenschutzgesetz ( BDSG) nicht mehr möglich, sofern bisher die Privatnutzung des Firmenaccounts erlaubt war. In diesem Fall darf der Arbeitgeber sogar ohne Genehmigung des Arbeitnehmers den Account nicht einmal einsehen. In der Vergangenheit waren die Gerichte der Ansicht, dass der Arbeitgeber in diesem Fall nicht als Telekommunikationsdienstanbieter gesehen werden kann, mithin auch das TKG keine Anwendung findet. So zum Beispiel LAG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 16.02.2011. Nun gelten aber strengere Regelungen und eine endgültige Klärung dieser hochproblematischen Fragen steht aus. Es ist zu empfehlen, von einer automatischen Weiterleitung abzusehen. Der Arbeitgeber kann eine automatische Rückantwort versenden, in der dem Kunden oder Interessenten mitgeteilt wird, dass er einen neuen Ansprechpartner (m/w) hat und auch dessen Email-Adresse mitteilen.
Die automatische Rückantwort ist allerdings auch die Verarbeitung und Nutzung persönlicher Daten. Somit darf eine solche Rückantwort nicht unendlich lange dauern, sondern in einem zeitlich begrenzten Rahmen erfolgen. Wie so vieles, so ist auch die angemessene Dauer bis heute nicht definiert. Einige sind der Ansicht, eine solche automatische Rückantwort sollte nach drei Monaten gelöscht werden. Andere sagen, je nach Ausscheiden des Mitarbeiters muss diese möglicherweise 12 Monate geschaltet werden.
War dem Arbeitnehmer die private Nutzung des E-Mail Accounts gestattet, darf der Arbeitgeber selbstverständlich im Zeitpunkt seines Ausscheidens den Account nicht einfach löschen. Dem Arbeitnehmer muss die Möglichkeit gegeben werden, seine privaten E-Mails zu sichten und weiterzuleiten oder selbst zu löschen. Die Löschung der E-Mails ohne Genehmigung des Arbeitnehmers beziehungsweise ohne, dass dieser die Möglichkeit hatte, selbst eine Sichtung vorzunehmen verstößt gegen die nachvertragliche Verpflichtung, Schäden vom Mitarbeiter abzuwenden. Der Arbeitgeber macht sich somit schadensersatzpflichtig.

Lösung:

Ab sofort muss über die Nutzung des E-Mail Accounts mit dem Arbeitnehmer und der Arbeitnehmerin eine Vereinbarung getroffen werden. Ich empfehle, die private Nutzung des dienstlichen Accounts grundsätzlich zu untersagen, ja sogar zu verbieten. Wenn der Mitarbeiter dann ausscheidet, kann der Arbeitgeber auf dessen E-Mail Account jederzeit zugreifen. Eine weitere Lösung wäre eine klare Regelung im Arbeitsvertrag. Der Arbeitnehmer muss sich verpflichten, mit Ausscheiden alle seine privaten E-Mails zu löschen oder diese an einen anderen Account weiter zu leiten. Des Weiteren muss der Arbeitnehmer selbstverständlich in die automatische Weiterleitung eingehender E-Mails an einen anderen Mitarbeiter einverstanden sein. Bitte beachten Sie, dass eine solche Erklärung in jedem Fall schriftlich erfolgen muss und in einer einfachen und leicht verständlichen Sprache.
In jedem Fall aber sollten Sie die Kunden darüber informieren und es muss ihnen freigestellt werden, ob sie die E-Mail an einen anderen Mitarbeiter – dessen E-Mail Adresse ihnen genannt wird – weiterleiten wollen, oder sie zunächst diesen Mitarbeiter kennen lernen oder gar mit dem Inhaber oder Geschäftsführer persönlich Rücksprache halten wollen.
Mit der DSGVO und dem neuen BDSG werden noch viele ähnliche Fragen auftauchen. Der VfB e.V. ist bemüht, Sie auf dem Laufenden zu halten.

Claudia Frank
Fachanwältin für Arbeitsrecht
Kanzlei Probandt und Partner

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